然後專家拿過一壺水倒進玻璃瓶,直到水面與瓶口齊平。他望著學生,“這個例子說明了什麼?”
一個學生舉手發言:“它告訴我們:無論你的時間表多麼緊湊,如果你真的再加把勁,你還可以幹更多的事!”
“不,那還不是它真正的寓意所在。”專家說,“這個例子告訴我們,如果你不先把大石塊放進瓶子裡,那麼你就再也無法把它們放進去了。”
日常的工作和生活中我們常常被瑣事雜務纏身,一些人總想一下就把這些事都做完,看到哪件急哪件,撿到芝麻就丟了西瓜。這些人沒有掌握高效率的做事方法,在面對眾多的事時不知道哪些是應該先做的,結果白白浪費了時間也沒有將事情處理好。
“大石塊”,一個形象逼真的比喻,它就像我們工作中遇到的事情一樣,在我們面對的所有事情中有的非常重要,有的卻可做可不做。如果我們分不清事情的輕重緩急,把精力分散在微不足道的事情上,那麼重要的工作就很難完成。
在一系列以實現目標為依據的待辦事項之中,到底哪些事項應排在第一位?哪些事項可以稍作延後,又有哪些事情甚至可以不予處理呢?
對於這個問題,麥肯錫公司給出了一個簡單而又科學的排列方法:應該按事情的“重要程度”排到處理的優先次序。所謂“重要程度”,主要用對實現目標的貢獻大小來做衡量。對實現目標越有貢獻的事越重要,我們越應該優先處理這樣的事情;對實現目標越無意義的事情,越不重要,它們愈應延後處理。簡單地說,就是根據“我現在做的,是否使我更接近目標”的這一原則來判斷事情應排列的優先次序。
伯利恆鋼鐵公司總裁查理斯。舒瓦普曾會見效率專家艾維。利。艾維。利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認他自己雖然懂得如何管理,但事實上的效果並不盡如人意。他說自己需要的不是更多知識,而是更有效的方法。他說:“應該做什麼,我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃,我聽你的,在合理範圍之內價錢由你定。”
艾維。利說可以在10分鐘內給舒瓦普一件法寶,這法寶能使他的公司業績提高至少50%。他遞給舒瓦普一張空白紙,說:“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”過了一會兒又說:“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5分鐘。艾維。利接著說:“好好保管這張紙:明天早上第一件事是把紙條拿出來,開始執行第一項。不要看其他的,只看第一項。著手辦第一件事,直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項。第三項......直到你下班為止。如果你只做完第一件事,也沒關係,因為你總是做著最重要的事情。”
艾維。利又說:“每一天都堅持這樣執行。當你對這種方法的價值深信不疑之後,叫你公司的人也這樣做。這個試驗你愛做多久就做多久,然後給我寄支票來,你認為值多少就給我多少。”
整個會見交談歷時不到半個鐘頭。幾個星期之後,舒瓦普給艾維。利寄去一張2.5萬元的支票,還有一封信。信上說那是他一生中最有價值的一課.5年之後,這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠,這成功的飛躍,艾維。利提出的方法功不可沒;並且這個方法還為查理斯。舒瓦普賺得一億美元。
很顯然,在做事時眼睛盯準“最重要的事”一件一件的處理就會一步步的邁向“成功”這個目標。不要被很急迫但是並不重要的事情絆住腳步,否則當代表不重要的事的礫石。沙子或是水填進廣口瓶裡後,代表重要事情的大石塊就無法再放進去了。
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